Herramientas para la toma de decisiones

El trabajo cotidiano de los administradores de cualquier tipo de entidad es la toma de decisiones. Desde luego, cuando estamos hablando de un pequeño empresario o emprendedor, además tiene que trabajar en la operación día a día de su empresa o negocio, “el que tenga tienda que la atienda” dicta el refrán.

Al final del día la toma de decisiones es una faceta mas de la actividad humana, todos tomamos decisiones, desde el niño que decide distraerse con un juguete en lugar de otro, hasta el presidente de cualquier país que decide sobre la política fiscal o social del mismo.

Sin embargo, la toma de decisiones inteligente que busque resultados debe estar basada en información y herramientas que ayuden a sustentar los resultados esperados de las mismas.

La disponibilidad de la información es uno de los requisitos fundamentales en la toma de decisiones. Para saber qué información es requerida, primero hay que definir que tipo de decisión es necesario tomar: si es estratégica, entonces la información tendrá que ser basada en datos del mercado, del entorno económico y sus proyecciones a largo plazo; si son decisiones tácticas, entonces necesitaremos información relativa a la métrica operativa y comparativa con las mejores prácticas; y, si las decisiones son operativas, entonces la información debe ser relativa al desempeño en tiempo real y la disponibilidad de los recursos. Es importante mencionar que la toma de decisión debe ser oportuna, ya sea que sea urgente o planificada, de ahí que la disponibilidad de la información es muy relevante.

El proceso de recopilación de información es un punto relevante para tener los mejores resultados, por eso, es conveniente que la información esté centralizada, utilizando sistemas de ERPs y CMRs; que la fuente de información sea válida, comprobable y actualizada; que para el análisis se utilicen herramientas que permitan manejar los volúmenes de información requeridos en cada caso; el involucramiento de personal capacitado y multidisciplinario dentro y fuera de la organización puede ayudar a obtener la más completa perspectiva de el asunto de que se trate; y, priorizar la información según la importancia para cada asunto, a fin de no perderse en un gran volumen de datos que no permitan concentrarse en lo relevante.

Como hemos visto en artículos anteriores, la información para la toma de decisiones está dividida por categorías en: información interna, como son datos financieros, de rendimiento operativo, de recursos disponibles y de capital humano tanto en disponibilidad con en clima organizacional; información de mercado, cliente, competencia y tendencias; información estratégica como son los objetivos de la entidad, el análisis FODA, y el análisis de riesgos potenciales; información externa tal como entorno regulatoria, factores económicos y sociales y desarrollos tecnológicos de impacto para la empresa; otros datos para el diseño de modelos de planeación y simulaciones como son datos históricos y de tendencias, proyecciones en diversos escenarios y sus variables y retroalimentación de opiniones y criticas de los terceros interesados (empleados, clientes, proveedores, inversionistas y socios o accionistas).

En cuanto a las herramientas lógicas y tecnológicas que asistan en la toma de decisiones, existen en el mercado herramientas de análisis de datos, de modelado y simulación, de inteligencia artificial y automatización, de gestión estratégica, de colaboración y toma de decisiones en equipo y de gestión de riesgos. La decisión de cuales utilizar, depende del tamaño de la organización del presupuesto de cada empresa.