Planear o fracasar, he ahí el dilema
Hay un ambiente de incertidumbre y nerviosismo entre los pequeños y medianos empresarios, pareciera que las noticias día a día estuvieran diseñadas para desanimar a los empresarios o emprendedores. Por otro lado, aquellos que llevan muchos años en sus negocios, podrán afirmar que no es la primera vez que existen circunstancias aparentemente adversas, ni es la peor situación que han vivido.
Como hemos mencionado en artículos anteriores, lo importante al administrar un negocio es prever y anticipar los diferentes escenarios a los que se pueda enfrentar la empresa.
Partiendo de la base de que, para tener elementos de toma de decisiones, es necesario contar con toda la información requerida, como la participación en el mercado en el que se desempaña la empresa, hasta las posibilidades de ampliación o disminución de dicho mercado.
También es necesario contar con información, tanto interna como externa de la empresa. La información interna va desde el capital de trabajo y su estructura, por otro lado, la información externa es la capacidad de los clientes y proveedores de poder adaptarse a diferentes circunstancias del mercado.
Conocer si se van a requerir nuevas fuentes de recursos y cuáles son estas posibles fuentes, su costo y la habilidad de la empresa para obtener los financiamientos de cada una de ellas.
Sobre la base de lo anterior, el administrador del negocio deberá recabar los siguientes elementos para poder elaborar una planeación efectiva:
Definir claramente los objetivos que se quiere lograr en la entidad, buscando que sean específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con un calendario definido para lograrlos.
Tener una evaluación honesta de la situación actual del negocio, haciendo un análisis de las fortalezas y debilidades reales, así como las oportunidades alcanzables y las amenazas que puedan impedir alcanzarlas.
Como ya vimos también es necesario conocer los recursos financieros, humanos, materiales y de disponibilidad de tiempo con los que la empresa cuenta actualmente.
Es necesario que se tengan o desarrollen acciones y procedimientos específicos para alcanzar los objetivos, no basta con definirlos, es necesario saber cómo se van a llevar a cabo.
Establecer un calendario claro para cumplir cada tarea y alcanzar los objetivos determinados. Ninguna tarea u objetivo debe quedar fuera del calendario y deben considerarse las tareas secuenciales, ya que, en gran medida, el fracaso o éxito de una estrategia depende de que las cosas se hagan con la secuencia correcta de eventos.
Elaborar el presupuesto en donde se asignen los recursos financieros a cada requerimiento, objetivo y tarea de la planeación, mismo que formará parte de los indicadores de avance del plan.
Definir los indicadores que permitan medir el desempeño de cada uno de los pasos y tareas definidas en la planeación.
El plan también debe definir el calendario de revisiones de avances para monitorear, evaluar y ajustar el plan, de tal manera que permita una reacción oportuna a las desviaciones que pueda haber debido a eficiencias o ineficiencias internas o a aspectos externos que puedan modificar alguno de los objetivos definidos.
